Prof Nancy Koehn memperkirakan dalam sehari ada 11 juta meeting di Amerika Serikat. Jika kita menggunakan perbandingan sederhana, maka di Indonesia kemungkinan ada 9,8 juta meeting per hari.
Perhitungannya begini:
Jumlah warga AS = 332 juta
Jumlah warga Indonesia = 276 juta
Jumlah pekerja AS = 60% x 332 juta = 199 juta
Jumlah pekerja Indonesia = 65% x 276 juta = 179 juta
Perbandingan jumlah pekerja Indonesia denga AS = 0,89
Anggap rata-rata pekerja di Indonesia dan AS melakukan meeting yang sama, maka di Indonesia ada 9,8 juta meeting setiap harinya (11 juta x 0,89)!
Pertanyaannya begini. Apa hasil dari meeting tersebut? Apakah meeting yang dilakukan meningkatkan produktivitas perusahaan/karyawan? Atau hanya dilakukan karena sekadar rutinitas saja?
Sekarang perhatikan data tambahan berikut ini:
- 15% waktu organisasi digunakan untuk meeting.
- 35% waktu dari manajer menengah digunakan untuk meeting.
- 50% waktu dari manajer tingkat atas digunakan untuk meeting.
Menariknya, menurut sebuah survei 67% karyawan mengeluhkan banyaknya waktu yang digunakan untuk meeting. Mereka merasa meeting yang diadakan justru menghalangi mereka menjadi produktif di tempat kerja. Bahkan, 35% karyawan menyatakan bahwa mereka menghabiskan 2-5 jam untuk meeting setiap harinya tetapi mereka tidak menghasilkan apa-apa.
Mari kita lihat lebih mendetail:
- Rata-rata karyawan menghadiri 62 meeting setiap bulan, mereka menyatakan separuhnya benar-benar hanya buang-buang waktu.
- Para eksekutif menyatakan, 67% meeting gagal mengkomunikasikan tujuan dari meetingnya.
- Lebih dari separuh responden menyatakan mereka melakukan multitasking selama meeting diadakan; mengikuti meeting sambil mengerjakan hal lain.
- 91% responden mengaku bahwa mereka melamun selama meeting diadakan.
- 71% manajer senior sepakat bahwa meeting itu tidak produktif.
- 45% eksekutif senior merasa produktivitas akan dapat meningkat bila meeting dibatasi hanya 1x seminggu.
- Rata-rata karyawan kehilangan 30% waktunya gara-gara meeting.
Ketika pandemi datang, situasinya semakin parah. WFH membuat jumlah meeting yang dilakukan bertambah. Bahkan, double meeting seakan-akan menjadi standar baru.
Apa yang tidak kita sadari, meeting yang buruk membuat kita kehilangan waktu dan uang. Sebuah survei menyimpulkan meeting yang tidak efektif membuat karyawan kehilangan 31 jam setiap bulan (setara dengan 4 hari kerja per karyawan) dan setiap tahunnya perusahaan di AS kehilangan $37 Milyar karena meeting yang tidak efektif.
Mari kita hitung-hitungan lagi.
Anggap di perusahaan Anda ada 50 karyawan. Setiap karyawan Anda dibayar Rp25.000 per jam. Katakanlah setiap karyawan menghabiskan 3 jam seminggu untuk meeting. Anggap dari 3 jam meeting hanya 1 jam yang produktif. Artinya ada 2 jam per karyawan yang hanya membuang waktu selama meeting diadakan. Pertanyaannya, berapa uang yang sudah Anda hamburkan?
2 jam x 4 minggu x 50 karyawan x Rp.25.000 = Rp.10.000.000,-
Selamat, Anda sudah kehilangan 400 jam atau 50 hari kerja dan membuang Rp.10 juta setiap bulannya!
Kenapa meeting itu buruk bagi bisnis?
1. Ilusi produktivitas. Meeting membuat kita merasa produktif. Padahal yang terjadi kita hanya sibuk meeting tapi justru melupakan aktivitas yang benar-benar penting.
2. Duduk dalam rapat yang tidak berguna menguras energi, willpower, dan stamina karyawan kita. Setelah keluar dari rapat yang tidak produktif, seorang karyawan membutuhkan waktu untuk pulih, ini mempengaruhi produktivitas mereka.
3. Orang yang salah mendominasi meeting. Mereka yang suka bicara menguasai meeting, padahal belum tentu ide yang mereka punya bagus. Sementara mereka yang idenya bagus tidak berani bicara.
Perhatikan poster guyonan yang saya dapatkan dari blognya weekdone ini:
Apakah bekerja sendirian membuat Anda kesepian?
Apakah Anda benci mengambil keputusan?
Buatlah meeting!
Dalam meeting Anda dapat:
- Melihat orang
- Merasa penting
- Membuat orang lain terkesan
- Tidak mencapai apa-apa
- Merencanakan meeting lainnya
- Menunjukkkan bagan-bagan
Meeting: alternatif praktis dari bekerja nyata!
Jika demikian, masih kah meeting layak dipertahankan? Masih, selama kita mengikuti nasihat Mark Cuban:
“Never take meetings unless someone is writing a check!”
Salam Berkah
Tidak ada komentar:
Posting Komentar